Les indicateurs 23, 24, 25 et 26 du Référentiel Qualiopi amène les acteurs de la formation à réaliser une veille et en exploiter les enseignements dans le cadre de leur engagement d'amélioration continue.

Au delà de la collecte d'information et de la mise en place d'actions en lien avec les évolutions réglementaires, métiers (...), les difficultés de ces indicateurs sont :

• la traçabilité de l'effectivité de la veille et des actions mises en place. Les acteurs de la formation ne prennent pas toujours le temps de créer des outils de reporting, suivi, compte rendu de réunion - surtout dans les petites structures - et se retrouvent avec des difficultés pour justifier qu'ils ont bien respecté ces indicateurs.
• la mise en place de process internes simples à appliquer, adaptés à l'organisation interne (ses acteurs) et le moins chronophage possible en vue d'assurer la veille et son exploitation de manière régulière.

 

Quelles sont les grandes étapes de la mise en place de votre process de veille ?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 : Comment définir les champs de la veille ?

 

Les champs de veille des indicateurs Qualiopi sont :

• Veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle (ind. 23)
• Veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention (ind. 24)
• Veille sur les innovations pédagogiques et technologiques (ind. 25)
• Veille sur le Handicap (non demandé directement mais induit par l’indicateur 26)

Au delà de ces 4 veilles distinctes, nous vous invitons à pensez plus large aux facteurs qui pourraient créer des changements sur votre domaine d'activité ou ceux des métiers auxquels vous formez !

Exemples : veilles légale, réglementaire, technique (…) liées aux métiers et emplois dans lesquels vous formez, veille sur l’écologie (métiers verts et verdissants), veille concurrentielle, RH, sujets d'actualités…

 

2 : Comment choisir les acteurs de la veille ?

 

Au delà des capacités (aisance bureautique) et disponibilités des acteurs, les organismes de formation sont libres sur la manière d'organiser la veille. On observe diverses manières de procéder :

• 1 acteur qui assure toutes les veilles, centralise et redistribue les informations. Nécessite que l’acteur ait une excellente connaissance du fonctionnement de l’OF, du monde de la formation (Qualiopi, certification…) des métiers, emplois, secteurs(…)
• 1 (ou plusieurs) acteur(s) par thématique de veille. Chaque thématique de veille est prise en charge par les acteurs directement impactés (ex : veille formation par la direction pédagogique).

Dans tous les cas : favoriser le partage de l’information et définir un responsable pour centraliser et organiser des points réguliers avec tous les acteurs concernés.

3 : Comment recenser les sources d'information ?

Les sources et formats d'information sont multiples et s'appliquent à chacun des 4 champs de la veille. Les organismes publics ont un devoir d'information et communiquent donc de manière gratuite.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 : Quels outils pour centraliser ma veille ?

Des contenus trouvés en recherche sur internet, ceux sur les réseaux sociaux et ceux dans votre boite mail : il devient parfois compliqué de s'y retrouver !

Chez Switch-Compétences nous utilisons des outils tels que Feedly et Netvibes qui remontent l'information des sites internet ciblés dans nos veilles et les affichent sous forme de flux. Plus besoin de visiter chaque site internet un par un ! Ces outils sont accessibles et utilisables gratuitement et proposent des services en plus qui eux sont payants.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 : Comment assurer la tracabilité de la veille et de son exploitation ?

 

Réaliser la veille et mettre en place des actions ne suffisent pas : vous devez lors de l'audit initial et celui de contrôle, justifier des actions menées ET de leur régularité. La traçabilité implique un process interne et un outil de suivi.

• En terme de process et de régularité : nous suggérons la mise en place d'une réunion mensuelle qui permettra aux différents acteurs de la veille de partager les informations trouvées entre eux mais également avec d'autres acteurs internes qui pourraient être impactés.
• En terme d'outil de suivi, un tableur (type excel) est suffisant : il regroupe les articles sélectionnés dans votre veille (et pourquoi pas toutes les autres données qualité : satisfaction, abandons… avec des indicateurs de priorité et de criticité), la date et les participants à la réunion mensuelle, les actions décidées (acteurs, échéance…) et les mesures de contrôle et suivi.

Cet outil de suivi sera votre preuve, pour l’audit initial / de contrôle, de la régularité de votre engagement qualité !